Einen KI-Assistenten neben Excel nutzen, ohne die Tabelle zu verlassen

Eine kurze Frage, und der Weg drumherum

Meist läuft es so. Ein Nachschlagen in Zeile 214 gibt #NV zurück. Sie wechseln zum Browser, suchen den Tab mit der KI, fügen die Formel ein und beschreiben dann in Worten, wie die Daten aussehen, denn der Tab kann Ihr Blatt nicht sehen. Sie lesen die Antwort, kopieren die korrigierte Formel, wechseln zurück zu Excel, suchen Zeile 214 wieder und fügen ein.

Nichts davon ist schwierig, und nichts davon ist die Frage. Es ist Navigation, und sie passiert jedes Mal. Praktisch führt das dazu, dass kleine Fragen nicht mehr gestellt werden und die Formel auf dem langsamen Weg erarbeitet wird, genau dort, wo eine schnelle Antwort am meisten geholfen hätte.

Neben Excel, nicht darin

SideNote Pro ist eine eigene Windows-Anwendung. Während Sie arbeiten, wartet es als kleine Lasche am rechten Rand des Displays. Drücken Sie in Excel Ctrl+Shift+Space (Ctrl ist die Taste Strg) oder klicken Sie auf die Lasche, und der Assistent öffnet sich an diesem Rand, mit dem Blatt weiter daneben sichtbar. Esc fährt ihn wieder ein, und die Unterhaltung bleibt für die nächste Frage, wo sie war. Einzelheiten zu Schublade, mehreren Monitoren und Start finden Sie unter Windows-KI-Seitenleiste.

Das Panel liegt über der rechten Bildschirmseite, statt die Größe von Excel zu ändern. Liegen die Spalten, die Sie brauchen, auf dieser Seite, hält die Fenstertransparenz, von 0 bis 50 Prozent unter Settings, Appearance, sie dahinter lesbar. Oder schalten Sie die Schublade unter Settings, General aus und lassen Sie das Fenster dort schweben, wo es zum Blatt passt.

Wo es sich in einer Tabellenkalkulation bewährt

Eine geerbte Formel erklären

Ein verschachteltes WENN (englisch IF) oder ein Paar aus INDEX und VERGLEICH (englisch MATCH), geschrieben von jemandem, der inzwischen woanders arbeitet. Markieren Sie sie in der Bearbeitungsleiste und drücken Sie Explain.

Einen Fehlerwert untersuchen

#NV, #WERT! und #ÜBERLAUF! (in englischem Excel #N/A, #VALUE! und #SPILL!). Die Formel allein reicht selten, ergänzen Sie also einen Satz zu den Daten, auf denen sie läuft. Unten gibt es ein ausgearbeitetes Beispiel.

Eine Formel schreiben, die Sie beschreiben, aber nicht buchstabieren können

Summiere Spalte C, wo Spalte B in den März fällt und Spalte D „Bezahlt“ enthält ist ein schlichter Satz, den man mit dem Blatt vor Augen tippt, und die Formel, die zurückkommt, geht mit einem Einfügen in die Bearbeitungsleiste.

Text in Zellen bereinigen

Firmennamen in vier Schreibweisen, Adressen in fünf Formaten, Freitextnotizen. Markieren Sie die Zellen, bitten Sie um eine Tabelle mit den gewünschten Spalten und fügen Sie sie zurück ein.

Zusammenfassen oder übersetzen, was Zellen sagen

Eine Spalte mit Umfragekommentaren durch Summarize, oder Produktbeschreibungen durch Translate.

Ein Diagramm oder eine PivotTable lesen, die Sie nicht gebaut haben

Erfassen Sie diesen Bereich des Bildschirms und fragen Sie, was er zeigt. Das braucht ein Modell, das Bilder akzeptiert.

Fragen zu einem ganzen Blatt

Hängen Sie die gespeicherte Arbeitsmappe an und fragen Sie, welche Zeilen eine Regel verletzen, wie sich zwei Blätter unterscheiden oder worauf sich eine Spalte mit Zahlen summiert.

Markierung, Screenshot oder angehängte Arbeitsmappe

Es gibt drei Wege, SideNote Pro einen Teil einer Tabelle zu zeigen, und jeder übergibt etwas anderes.

Was eine angehängte Arbeitsmappe enthält

Attach documents im Eingabebereich liest die .xlsx-Datei auf Ihrem PC, ohne Excel zu öffnen. Sie spiegelt also den Stand, zu dem die Arbeitsmappe zuletzt gespeichert wurde, und nicht das, was auf dem Bildschirm steht. Nichts wird neu berechnet: Eine Formel zeigt das Ergebnis, das Excel gespeichert hat, und eine ohne gespeichertes Ergebnis wird als Formel angezeigt. Andere Zahlenformate als Datumsformate werden nicht angewendet, sodass 15 % als 0.15 ankommt, und Diagramme werden nicht gelesen. Ältere .xls-Dateien und makrofähige .xlsm-Dateien werden abgelehnt; speichern Sie eine Kopie als .xlsx, um sie anzuhängen. Was jedes Format enthält hat die vollständige Liste.

Was eine Markierung in Excel erfasst

Aktionen für markierten Text erfassen die Markierung in Excel auf dieselbe Weise wie in anderen Anwendungen, doch Excel gehört zu den Anwendungen, die noch nicht getestet wurden. Drücken Sie Ctrl+Shift+Q für das Menü Selection actions oder die eigene Tastenkombination einer Aktion. SideNote Pro bittet Excel, die Markierung zu kopieren, liest diesen Text aus der Zwischenablage und stellt wieder her, was Sie zuvor kopiert hatten. Die Erfassung der Markierung allein sendet sie nicht an die KI; die Aktion, die Sie wählen, bestimmt, wann sie geht. In einer Tabellenkalkulation kommt es darauf an, was Excel kopiert hat.

Um nach einer Formel zu fragen, markieren Sie ihren Text in der Bearbeitungsleiste und nicht die Zelle. Senden Sie einen Bereich, erhält das Modell angezeigte Werte, nicht die Formeln dahinter.

Welche Aktion Sie wählen, entscheidet, wann der Text gesendet wird. Ask SideNote, standardmäßig Ctrl+Shift+A und der erste Eintrag im Menü, erfasst die Markierung und wartet auf Ihre Frage, was eine Tabellenkalkulation meist braucht, weil die Formel allein selten sagt, was falsch ist. Explain, Summarize, Rewrite und Translate senden in dem Moment, in dem Sie sie wählen, ebenso eine ins Menü getippte Frage. Bei einem Bereich, der etwas Sensibles enthält, lohnt es sich, sich diesen Unterschied zu merken. Jede Aktion beginnt außerdem eine neue Unterhaltung mit der Markierung darin, Nachfragen gehören also ins Nachrichtenfeld dieser Unterhaltung. Eine Antwort auf eine Excel-Markierung bietet womöglich nur Copy an, statt die Antwort an ihre Stelle zurückzuschreiben: Sie ins Blatt zu bringen ist ein Einfügen.

Einfügen ist etwas anderes als eine Tastenkombination für die Markierung. Enthält die Zwischenablage ein Bild, hängt Ctrl+V in SideNote Pro es an, und Excel kann einen markierten Zellbereich auch als Bild kopieren. Wollen Sie die Werte als Text, ist eine Tastenkombination für die Markierung der verlässliche Weg. Und läuft Excel als Administrator, SideNote Pro aber nicht, blockiert Windows das Kopieren: Es wird nichts gesendet, und der Assistent sagt es Ihnen.

Eine Explain-Aktion, die Ihr Excel kennt

Das eingebaute Explain weiß nicht, welches Excel Sie haben, und das spielt eine Rolle. XVERWEIS (englisch XLOOKUP) und FILTER gibt es in Excel für Microsoft 365 und Excel 2021 oder neuer, nicht in Excel 2016 oder 2019. Außerdem hängt es von den Regions- und Spracheinstellungen ab, womit Excel Argumente trennt und wie die Funktionen heißen: In vielen europäischen Gebietsschemas, auch im deutschen, trennt Excel Argumente mit Semikolons und verwendet übersetzte Funktionsnamen, etwa WENN statt IF, XVERWEIS statt XLOOKUP und VERGLEICH statt MATCH. FILTER heißt in beiden Sprachen gleich. Eine eigene Aktion kann diesen Kontext jedes Mal mitbringen:

Erkläre Schritt für Schritt, was diese Excel-Formel tut,
dann liste auf, was dazu führen würde, dass sie einen Fehler zurückgibt.
Ich nutze Excel für Microsoft 365 mit deutschen Funktionsnamen
und Semikolons zwischen den Argumenten.

{{selection}}

Passen Sie die letzte Zeile an Ihre Einstellungen an, wenn Ihr Excel englische Funktionsnamen und Kommas zwischen den Argumenten verwendet. Geben Sie ihr eine eigene Tastenkombination, und sie wird die, nach der Sie in einer Tabellenkalkulation greifen. Möchten Sie Ihre Excel-Version lieber einmal für alles angeben, tragen Sie sie in Ihrem Standardprofil unter Settings, System prompt ein, der mit jeder Anfrage gesendet wird.

Ausgearbeitetes Beispiel: ein Nachschlagen, das #NV zurückgibt

Ein Preis-Nachschlagen funktioniert bei den meisten Zeilen und gibt bei etwa einem Drittel #NV zurück, obwohl die Produktcodes auf beiden Blättern gleich aussehen. In einem englischen Excel lautet die Formel =VLOOKUP(A2,Prices!A:C,3,FALSE).

=SVERWEIS(A2;Preise!A:C;3;FALSCH)

1. Die Formel markieren, nicht die ZelleKlicken Sie eine Zelle an, die #NV zeigt, und markieren Sie dann den Formeltext in der Bearbeitungsleiste.
2. Ask SideNote drückenStandardmäßig Ctrl+Shift+A. Der Assistent öffnet sich am rechten Rand, die Formel ist erfasst, und das Blatt bleibt, wo es ist.
3. Sagen, was die Formel nicht sagen kannDas Modell sieht die Formel, nicht Ihre Daten. Etwa so: Das gibt bei etwa einem Drittel der Zeilen #NV zurück, aber die Codes sehen auf beiden Blättern gleich aus. Was sollte ich zuerst prüfen?
4. Die Antwort am Blatt prüfenEine brauchbare Antwort nennt die üblichen Ursachen genau dieses Symptoms, etwa überzählige Leerzeichen, Codes, die auf einem Blatt als Text und auf dem anderen als Zahlen gespeichert sind, oder verlorene führende Nullen, und sagt, wie man sie unterscheidet: zum Beispiel =LÄNGE(A2) (englisch =LEN(A2)) mit der Länge des Codes zu vergleichen, den Sie sehen.
5. Die Korrektur einfügen und weitermachenGibt die Antwort eine korrigierte Formel in einem Codeblock, kopiert die Kopieren-Schaltfläche des Blocks sie genau. Drücken Sie Esc, um das Panel einzufahren, und fügen Sie sie in die Bearbeitungsleiste ein.

Bleibt die Antwort allgemein, zeigen Sie ihr die Daten. Erfassen Sie in derselben Unterhaltung beide Spalten mit Codes mit dem Screenshot-Werkzeug und fragen Sie noch einmal. Ein Bild zeigt oft, was eine Beschreibung auslässt, etwa Codes, die auf einem Blatt linksbündig stehen, wo Excel sie als Text behandelt, und auf dem anderen rechtsbündig, wo sie Zahlen sind.

Behandeln Sie die Antwort als Spur, die es zu prüfen gilt, nicht als Urteil. Ein Modell kann bei einer Formel selbstsicher falschliegen, und im Blatt finden Sie es heraus.

Antworten zurück ins Blatt bringen

Eine Formel

Steht sie in der Antwort in einem Codeblock, kopiert die Kopieren-Schaltfläche des Blocks sie genau wie geschrieben. Fügen Sie sie in die Bearbeitungsleiste ein.

Eine Tabelle

Copy table oben rechts an jeder Tabelle in einer Antwort kopiert sie mit ihrer Kopfzeile, sodass das Einfügen in Excel in ordentlichen Zeilen und Spalten landet. Jede Zelle kommt als Text an, genau so, wie die Antwort sie zeigte: 007 bleibt 007, und =1+1 bleibt wie geschrieben, statt berechnet zu werden. Das schützt Codes und Kennungen, aber eine Spalte mit Zahlen, mit der Sie rechnen wollen, muss nach dem Einfügen in Zahlen umgewandelt werden.

Fließtext

Markieren Sie den Teil der Antwort, den Sie möchten, und kopieren Sie ihn, oder kopieren Sie die ganze Antwort mit Copy.

Zwei Excel-Tastenkombinationen, die die Standardbelegung übernimmt

Die Tastenkombinationen von SideNote Pro sind bei Windows registriert und funktionieren daher, solange es läuft, in jeder Anwendung und ersetzen dieselben Tasten innerhalb von Excel. Zwei der Standardbelegungen sind auch Excel-Tastenkombinationen, wie Microsofts Liste der Excel-Tastenkombinationen zeigt:

Verlassen Sie sich auf eine von beiden, ändern Sie die Tastenkombination zum Aufrufen unter Settings, Keyboard und die der Aktion unter Settings, Actions and prompts, wo das Leeren eines Felds die Tastenkombination entfernt und die Aktion im Menü Selection actions belässt. Das Pausieren der globalen Tastenkombinationen über das Tray-Symbol gibt jede Taste an Excel zurück, bis Sie sie fortsetzen.

Worin sich das von einem KI-Add-in für Excel unterscheidet

Ein in Excel eingebauter oder als Add-in installierter Assistent arbeitet innerhalb der Arbeitsmappe, sodass er das Blatt selbst zum Lesen und, je nach Produkt, zum Ändern erhalten kann. Wollen Sie das, ist ein Add-in das richtige Werkzeug, und SideNote Pro ist kein Ersatz dafür.

SideNote Pro arbeitet von außen. Es sieht nur, was Sie ihm übergeben, und ändert nichts, solange Sie nichts einfügen. Was Sie dafür bekommen:

Ein Assistent neben allem

Dieselben Tastenkombinationen und derselbe lokale Verlauf neben Excel, Word, dem Browser und dem PDF-Reader, statt je eines eigenen Assistenten.

Ihr eigener Anbieter und Ihr eigenes Modell

SideNote Pro verbindet sich mit dem Endpunkt, den Sie konfigurieren, mit einem Schlüssel, wenn er einen verlangt. Gehostete Anbieter können Anfragen berechnen; ein lokales Modell verursacht keine API-Kosten. Eine Frage zu einer Formel braucht selten ein großes Modell, ein schnelles, günstiges gehostetes Modell kann diese Fragen also billig halten. Ein Modell für jede Art von Aufgabe behandelt die Aufteilung.

Nichts in Excel installiert

Es gibt kein Add-in auszurollen, und nichts in der Arbeitsmappe ändert sich, wenn Sie eine Frage stellen.

Eine Markierung oder Aufnahme bleibt in SideNote Pro, bis Sie eine Anfrage senden oder eine Aktion wählen, die sofort sendet. Dann geht ihr Inhalt an den Endpunkt in Ihrem aktiven Profil. Für ein Blatt, das nicht zu einem gehosteten Anbieter gelangen soll, etwa vertrauliche Gehalts- oder Kundendaten, wählen Sie ein Profil für ein lokales Modell, bevor Sie eine sendende Aktion ausführen.